Im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Hauptversammlungen der AGROB Immobilien AG ("AGROB" oder "wir") werden personenbezogene Daten der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) durch die AGROB als datenschutzrechtlich Verantwortlicher verarbeitet.

 

Wird eine Hauptversammlung virtuell abgehalten, können die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten die virtuelle Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung durch Zuschaltung über ein zugangsgeschütztes elektronisches System („HV-Portal“) verfolgen. Das HV-Portal wird ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung durch unseren Dienstleister Link Market Services GmbH, Landshuter Allee 10, 80637 München betrieben und ist unter der Internetadresse www.agrob-ag.de im Bereich Investor Relations unter der Rubrik Hauptversammlung abrufbar. Für die Teilnahme an den Hauptversammlungen der AGROB und die Ausübung eines etwaigen Stimmrechts im Rahmen einer Hauptversammlung sind Ihre Anmeldung zu und der Nachweis Ihrer Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung eines etwaigen Stimmrechtes erforderlich.

 

Die von Ihnen im Zusammenhang mit der Anmeldung und dem Berechtigungsnachweis sowie im Rahmen einer Hauptversammlung gegenüber AGROB angegebenen personenbezogenen Daten, wie z.B. Vorname, Nachname, Anrede (z.B. Herr, Frau), evtl. Titel (z.B. Dr.), Personenart (natürliche oder juristische Person), Anschrift (bestehend aus Land, Ort, PLZ, Straße, Hausnummer), eine evtl. abweichende Versandadresse (mit den gleichen Bestandteilen wie die Wohnadresse), ggf. E-Mail-Adresse, Depotbank, Aktienanzahl, Aktiengattung und Besitzart der Aktie, Zugangsdaten für das HV-Portal sowie sonstige Daten, die für die Anmeldung zu einer (virtuellen) Hauptversammlung angegeben werden (etwa Handynummer, abgerufene bzw. angefragte Daten, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Meldung zum Erfolg eines Abrufs, Informationen betreffend den verwendeten Webbrowser, URL-Daten, IP-Adresse und Zugangs- und Sessiondaten) ("Ihre personenbezogenen Daten"), verarbeiten wir ausschließlich, um Ihnen und gegebenenfalls Ihren Bevollmächtigten die Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung Ihrer Rechte als Aktionär im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Zu Ihren personenbezogenen Daten zählen in diesem Zusammenhang ferner Informationen zu Ihrem Abstimmverhalten, zur Erteilung oder zum Widerruf von Vollmachten und Weisungen, zur Erklärung eines Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung sowie zu Ihren Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und sonstigen Verlangen, die von Ihnen oder Ihren Bevollmächtigten in Bezug auf eine Hauptversammlung eingereicht werden. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. c der Datenschutz-Grundverordnung i.V.m. §§ 118 ff. und weiteren Bestimmungen des Aktiengesetzes sowie § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („Covid-19-Gesetz“).

 

Des Weiteren erfolgen Datenverarbeitungen auch im Zusammenhang mit Stimmrechtsmitteilungen nach dem Wertpapierhandelsgesetz und zur Erfüllung sonstiger gesetzlicher Verpflichtungen, z.B. aktien-, handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. den jeweiligen gesetzlichen Regelungen) sowie zur Wahrung berechtigter Interessen der AGROB, soweit dies für die Organisation unserer Hauptversammlung und Ihre Teilnahme, gegebenenfalls auch als Gast, erforderlich ist, z.B. für statistische Zwecke oder zur Beantwortung Ihrer Anfragen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO).

Wir und unsere Dienstleister erhalten Ihre personenbezogenen Daten von Ihnen selbst, teils auch automatisch von Ihrem Webbrowser im Rahmen der Nutzung des HV-Portals, oder von Ihren depotführenden Banken. Personenbezogene Daten von Bevollmächtigten erhalten wir von dem Aktionär, der die Vollmacht erteilt hat, und direkt von den Bevollmächtigten, sofern ihr Verhalten in der Hauptversammlung betroffen ist. Sie sind nicht gesetzlich oder vertraglich verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen; die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten ist jedoch für die Teilnahme an einer Hauptversammlung und Ausübung Ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung erforderlich.

 

AGROB wird Ihre personenbezogenen Daten an Dienstleister zu den oben beschriebenen Zwecken weitergeben. Die Dienstleister gehören zu den folgenden Kategorien: IT-Dienstleistungen, Steuern, Logistik und Druckdienstleistungen.

 

Ferner können Ihre Daten an weitere Empfänger übermittelt werden, soweit das zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, z.B. an Behörden, oder wenn Sie uns vorher Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben. Wenn Sie an einer Hauptversammlung teilnehmen, können andere Aktionäre der AGROB und Aktionärsvertreter die zu Ihrer Person im Teilnehmerverzeichnis erfassten Daten einsehen. Ferner werden wir bei virtuellen Hauptversammlungen Ihren Namen grundsätzlich auf der Webseite unter www.agrob-ag.de/investor-relations/hauptversammlung veröffentlichen, wenn Sie einen Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung stellen oder Gegenanträge, Wahlvorschläge, Fragen oder Stellungnahmen mit Bezug zur Tagesordnung einreichen. Diese Datenverarbeitung ist erforderlich, um den Ablauf einer virtuellen Hauptversammlung an denjenigen einer physischen Hauptversammlung anzugleichen, und die übrigen Teilnehmern der virtuellen Hauptversammlung über die Identität eines Fragestellers zu informieren (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO). Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des EWR findet nicht statt.

 

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die oben beschriebenen Zwecke und zur Einhaltung gesetzlicher, insbesondere handels- und steuerrechtlicher, Aufbewahrungsfristen erforderlich ist.

 

Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz haben Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit das Recht:

 

 

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass hierdurch die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer Daten berührt würde.

Sie haben das Recht, bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen. Für die Geltendmachung dieser Rechte sowie sonstige Anfragen und Unklarheiten bzgl. der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an die untenstehenden Kontaktdaten: